Ecologie : comment opter pour le zéro papiers ?

La politique zéro papier est une décision d’entreprise consciente visant à réduire l’utilisation du papier. Participer à des politiques environnementales comme celle du zéro papier, c’est avoir une politique de qualité plus globale, c’est-à-dire cinq zéros : zéro stock, zéro défaut, zéro panne, zéro retard et zéro papier. La politique sans papier est synonyme de dématérialisation, une étape par laquelle l’information est d’abord convertie en support numérique ou physique.

Opter pour l’archivage électronique et la signature électronique !

L’archivage numérique, du simple stockage à l’archivage avéré, comprend la sauvegarde des documents de l’entreprise au format électronique via des applications ou des logiciels de gestion.

Les articles 1366 et 1367 du Code civil stipulent que la signature électronique et la signature manuscrite ont la même valeur juridique, mais qu’un procédé d’identification fiable doit être utilisé pour assurer son lien avec l’acte joint. Le dispositif permet donc un réel gain de temps et de papier, puisqu’il n’est plus nécessaire d’imprimer et d’envoyer des documents à signer, ce qui permet d’atteindre la dématérialisation. Les horodatages et les signatures électroniques garantissent la fiabilité et l’intégrité des données stockées.

Investir dans la GED !

Ce système de gestion vous permet de classer et de décrire vos fichiers. Cet outil peut être utilisé comme un outil de gestion informatisée de tous vos documents professionnels. Il constitue une base de données de dossiers, classés et accessibles à tous les employés. De plus, la GED peut simplifier la gestion des dossiers avec des contacts externes. Elle garantit la validité des documents et leurs conditions d’utilisation. Elle permet de comprendre chaque détail du document, les différentes mises à jour et corrections.

Déterminée à l’avance par l’entreprise, la durée de vie d’un dossier correspond à la durée pendant laquelle il peut être diffusé et consulté. Le logiciel vous prévient lorsque le document arrive à échéance et ne peut plus être consulté. Comme pour les systèmes d’archivage électronique, il est essentiel de choisir la GED qui convient le mieux à votre entreprise.

Sensibilisez et formez votre équipe interne sur ces sujets !

Sensibilisez les employés en leur suggérant des bonnes pratiques au bureau : arrêtez d’imprimer les courriels, utilisez des solutions numériques en réunion et au travail, réutilisez le dos du papier utilisé pour faire des brouillons, recyclez le papier. Les bonnes pratiques ne se limitent pas à l’espace de bureau, elles doivent également être adoptées dans leurs tâches professionnelles lors de leurs déplacements.

Mettez en avant les principaux résultats concrets de la politique sans papier en termes de confort, d’économies, d’augmentation de la productivité et de meilleure communication interne.

Définissez des indicateurs pour suivre vos progrès : établissez un suivi mensuel de la quantité de papier imprimé/copié, des dépenses mensuelles liées à l’achat de papeterie/imprimantes/cartouches d’encre.

La maîtrise des risques, une priorité absolue pour les entreprises
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