Il est facile de falsifier, manipuler et modifier les données numériques, ce qui les rend extrêmement vulnérables. Et c’est pour cela qu’elles doivent être archivées sur un support fiable et adapté qui permet de garantir leur conformité. Ce qui, par conséquent, leur donne également une valeur juridique. Mais quelle démarche suivre et comment archiver des documents numériques ?
Archivage numérique
L’archivage numérique consiste à compiler et conserver des données, à assurer leur authenticité ainsi que leur pérennité. Il implique des documents numériques tels les emails, une base de données formée par des échanges d’informations ou des documents papiers dématérialisés. Le mode d’archivage dépend fortement de la nature des documents. En effet, il peut être simple ou archivage légal à valeur probante. La mise en place et les démarches varient selon le mode, car le dernier, par exemple, requiert la mise en place d’un dispositif plus complexe. En effet, l’archivage à valeur probante consiste à attribuer à votre document numérique la même valeur légale qu’un document papier original.
L’archivage légal
Afin que vos données soient de valeur probante, quelques éléments sont indispensables. Il est, en premier lieu, essentiel que vous puissiez garantir l’authenticité du document. C’est-à-dire, préciser l’auteur, la date et le contenu dudit document. Il est possible d’authentifier l’identité de l’auteur et l’origine du document par un certificat électronique. Ensuite, il faut également assurer son intelligibilité ainsi que son intégrité. Autrement dit, vous devez être en mesure de garantir qu’il n’y a eu ni modification, ni falsification, ni altération des données depuis leur création à leur transfert. Pour assurer l’intégrité du contenu, quatre paramètres sont à prendre en considération : sa traçabilité, sa sécurisation, sa confidentialité et sa pérennité. Par ailleurs, une signature électronique atteste l’intégrité et l’horodatage de votre document. Ce processus de conformité avant l’archivage permet de vérifier que le document répond aux exigences légales de conformité selon la loi française.
Choisir le logiciel d’archivage
Le choix du logiciel dépend de vos besoins et de vos processus existants. Et afin de bien choisir l’outil adapté, ces quelques critères de sélection sont à ne pas négliger. Premièrement, le logiciel doit être en mesure de sécuriser vos documents dématérialisés au maximum et contrôler l’accès aux utilisateurs. En d’autres termes, il doit être en mesure de verrouiller certains documents, de mettre en lecture seule d’autres. Bref, le logiciel doit être capable de personnaliser l’accès aux différents documents. Par ailleurs, en définissant vos besoins et en analysant l’existant, vous pouvez déterminer les fonctionnalités que vous attendez de votre logiciel d’archivage. Enfin, n’oubliez pas que votre logiciel est un allié sur du long terme. Et il nécessite un investissement assez coûteux et beaucoup de temps. Ainsi, votre choix doit se porter sur une solution qui, non seulement, répond à vos besoins actuels, mais également s’adaptera à vos attentes futures. Quoi qu’il en soit, ces logiciels d’archivage doivent assurer la sécurité des données et permettre l’accessibilité pour les utilisateurs autorisés.